Import von Stammdaten

Wie werden die Daten für den Import bereitgestellt?

Die Daten für den Import werden als XML Datei bereitgestellt. Eine detailierte Anleitung zur Erstellung mit Microsoft Excel® finden Sie im . Crazy Beleg Wiki.

Die Dateinamen für die Stammdaten müssen einen fest definierten Namen haben:

Die Dateien müssen in Ihrem Dropbox Verzeichnis unter "Apps/CrazyDocument" liegen, damit sie von der App verarbeitet werden können.

Wie bekommt man die Daten in die App?

Sie haben die Daten wie im Punkt "Wie werden die Daten für den Import bereitgestellt?" vorbereitet und in Ihre Dropbox kopiert.

Starten Sie die Crazy Beleg App. Um die Artikeldaten zu importieren, wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Artikel und tippen Sie auf den Action Button oben rechts. Wenn die App die Datei items.xml in Ihrer Dropbox findet, wird sie gelesen und verarbeitet.

Beim Import der XML Daten prüft die App, ob es den zu importierenden Artikel bereits in Ihrem Datenbestand gibt. Es wird dabei nach der Artikel ID gesucht. Wird sie gefunden, wird der Artikel überschrieben. Es bleiben aber die Referenzen in den Dokumenten erhalten. Sollte der Artikel nicht gefunden werden, wird er neu angelegt.

Die Kundendaten werden analog zu den oben beschriebenen Artikeldaten importiert. Gehen Sie dazu über das Menü in die Kunden und tippen ebenfalls auf den Action Button oben rechts.

Nach erfolgreichem Import wird Ihnen eine entsprechende Meldungs angezeigt. Sollten beim Import grundlegende Fehler festgestellt werden, wird entsprechend eine Fehlermeldung gezeigt.

Bitte beachten Sie, dass größere Dateien unter Umständen mehr Zeit für den Import benötigen. Lassen Sie die App einfach arbeiten, so lange der Aktivitätsindikator zu sehen ist.

Was ist der automatische Stammdatenimport und wie funktioniert er?

Es ist möglich, dass bei jedem Start der App bzw. jedes Mal, wenn die App in den Vordergrund gerufen wird, geprüft wird ob es neue Stammdaten gibt. Die App prüft sowohl die Kunden- als auch die Artikeldaten, ob sich seit der letzten Prüfung etwas geändert hat und eine neue Datei in Ihre Dropbox kopiert wurde. Ist das der Fall können die neuen Daten automatisch, wie oben beschrieben, geladen und verarbeitet werden.

Um diese Funktion zu aktivieren gehen Sie in die Einstellungen -> Abschnitt "Dropbox Verbindung" und aktivieren den Schalter für den Eintrag Automatischer Stammdatenimport. Die oben beschriebene Funktion zum manuellen Import von Stammdaten bleibt davon unberührt und ist jederzeit möglich. Beim nächsten automatischen Abgleich werden die manuell importierten Daten erkannt und es erfolgt kein erneuter Import.

Diese Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet.

Druck und Export von Belegen

Welche Möglichkeiten gibt es um Dokumente zu drucken oder zu exportieren?

Sie haben einen Beleg vollständig erfasst und möchten ihn jetzt abschließen. Zu diesem Zweck bietet die App verschiedene Möglichkeiten, die Sie über den Action-Button in einem angezeigten Dokument erreichen:

• * Speichern eines Belegs ohne zusätzliche Aktion
• * Beleg und PDF drucken und in die Dropbox exportieren
• * Beleg / PDF nur drucken
• * Beleg exportieren

Speichern eines Belegs ohne zusätzliche Aktion

Bei dieser Aktion wird nur der aktuelle Beleg gespeichert und in die Liste der verfügbaren Belege zurückgekehrt. Es werden keine Daten gedruckt oder in die Dropbox exportiert. Diese Aktion dient nur dazu, ein Beleg für eine spätere Bearbeitung zu speichern.

Beleg und PDF drucken und in die Dropbox exportieren

Bei dieser Aktion wird Ihnen eine Vorschau angezeigt, wie Ihr Beleg ausgedruckt aussehen wird. Dabei wird der Beleg automatisch gespeichert.

Um einen Beleg abzuschließen tippen Sie auf den Drucker-Button oben rechst. Es wird ein Druckdialog angezeigt in dem Sie den für Sie richtigen Ausgabekanal wählen können. Das kann zum einen ein AirPrint fähiger Drucker sein, der mit Ihrem Gerät verbunden ist oder eine andere App, die den Ausdruck für Sie übernimmt. Es können auch Apps von Druckerherstellern sein, welche die Möglichkeit bieten über den Dokumentenaustausch ein zu druckenden Beleg entgegenzunehmen.

Wählen Sie einen verfügbaren Eintrag aus der Liste aus. Wenn es der App möglich ist, den Beleg zu übergeben oder auf einen AirPrint Drucker zu drucken wird der Beleg als verarbeitet gekennzeichnet und automatisch eine XML- und eine PDF Datei in Ihrer Dropbox gespeichert.

Beleg / PDF nur drucken

Bei dieser Aktion wird der Beleg automatisch gespeichert und eine Vorschau angezeigt. Aus dieser können Sie den Beleg, wie oben beschrieben, ausdrucken oder als PDF in Ihrer Dropbox speichern. Ein Export der Daten als XML Datei erfolgt nicht. Diese Aktion dient dazu, um einen Beleg nochmals auszudrucken ohne die Daten zu verändern.

Beleg exportieren

Bei dieser Aktion wird der Beleg automatisch gespeichert und eine neue XML-Datei in der Dropbox gespeichert. Es erfolgt kein Ausdruck oder ein Export der PDF Datei.

Wie kann man das Aussehen des Belegs verändern?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Beleg anzupassen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• * Firmenanschrift und Bankverbindung auf dem Beleg drucken
• * Überschrift im Beleg anpassen
• * Summenzeile uner dem Beleg drucken
• * Zahlungsbedingungen drucken
• * Alternativ zur Anschrift im Beleg und der Bankverbindung können Sie eine Grafik für die Kopf- und Fußzeile laden

Firmenanschrift und Bankverbindung auf dem Beleg drucken

Ihre Anschrift ist auf einem betriebswirtschaftlichen Dokument unverzichtbar. Zu einen wird sie als Kopfinformation auf Ihrem Beleg angezeigt und zum anderen wird Ihre Anschrift über der Kundenadresse als Absenderinformation für einen Fensterbrief angezeigt. Egal ob Sie eine Grafik für den Kopf in die App laden oder den Standard Belegkopf verwenden, Ihre Anschrift sollten Sie in jedem Fall hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und erfassen Sie Ihre Anschrift im Abschnitt Anschrift für Belege.

Sollten Sie keine Grafik für den Belegfuß in die App laden, können Sie Ihre Bankverbindung stattdessen ausgeben lassen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und erfassen Sie Ihre Kontodaten im Abschnitt Bankverbindung.

Überschrift im Beleg anpassen

Die Überschrift des Belegs kennzeichnet in er Regel die Art dessen für was der Beleg steht. Wenn Sie keine Änderungen an dem Wert vorgenommen haben, wird automatisch die Bezeichnung "Lieferschein" verwendet. Sie können aber auch Angebot, Auftrag oder Rechnung bzw. andere Bezeichnungen hinterlegen. Diese werden dann bei jedem Drucken des Belegs verwendet. Diese Überschrift wird auf Ihrem Beleg auch vor der Belegnummer angezeigt.

Um die Überschrift für die Belege zu ändern, gehen Sie in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben und geben Ihre Bezeichnung bei Überschrift im Beleg ein. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung einer Grafik für den Kopfbereich die Überschrift nicht mehr sichtbar ist. Die Überschrift wird aber noch für die Bezeichnung der Belegnummer verwendet!

Summenzeile unter dem Beleg drucken

Bei einigen Belegen (z.B. auf Lieferscheinen) ist es nicht sinnvoll die Summenzeile mit der Netto-Summe aller Positionen, der Mehrwertsteuer und dem Bruttobetrag des Belegs auszuweisen. Für diesen Zweck können Sie den gesamten Bereich (inklusive der Zahlungsbedingungen) ausblenden. Gehen Sie dazu in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben und deaktivieren den Schalter hinter Drucke Summenzeilen.

Zahlungsbedingungen drucken

Bei manchen Belegen ist es sinnvoll keine Zahlungsbedingungen auf dem Beleg auszuweisen aber trotzdem den Summenbereich mit Netto-Summe aller Positionen, Mehwertsteuer und Bruttobetrag auszuwiesen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben und deaktivieren den Schalter hinter Drucke Zahlungsbedingungen. Die Zahlungsbedingungen können Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt "Wie können die Zahlungsbedingungen angepasst werden?".

Grafik für die Kopf- und Fußzeile laden

Damit Sie Ihren Beleg an Ihren Firmenkopfbogen angleichen können, besteht die Möglichkeit eine Grafik für den Belegkopf und den Belegfuß in die App zu laden. Sie können dabei entweder eine JPEG oder PNG Datei verwenden. Die Datei sollte dabei ein Seitenverhältnis von 5:1 haben. Das heißt Sie können eine Datei mit den Abmessungen von 2000 : 400 Punkten erstellen und in Ihren Dropbox Ordner Apps/CrazyDocument kopieren. Sie können auch andere Auflösungen verwenden, sollten allerdings immer auf das Seitenverhältnis achten da sonst die Grafik verzerrt dargestell wird. Eine größere Auflösung, also mehr Punkte, erhöhen die Qualität beim Ausdruck des Belegs.

Um eine Grafik im Beleg zu verwenden, gehen Sie in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben und wählen entweder Grafik für Belegkopf wählen oder Grafik für Belegfuß wählen. Möchten Sie eine vorher ausgewählte Grafik überschreiben, wählen Sie einfach eine neue Datei aus Ihrem Dropbox Verzeichnis aus. Die Datei wird mit der neuen Auswahl überschrieben. Möchten Sie eine gewählte Grafik komplett löschen und möchten den Standardkopf bzw.- fuß verwenden, tippen Sie einfach auf den Button mit dem Papierkorb oben rechts.

Wie passt man den Zähler der Belegnummern an?

Sie können den Nummernkreis für Ihre Belegnummern selbst gestalten. Die Belegnummer besteht aus einem nummerischen Zähler und einem Prefix, der dem Zähler vorangestellt werden kann. Der Prefix kann weggelassen werden, es ist aber zwingend notwendig, dass Sie einen nummerischen Zähler definieren.

Um den Nummernkreis der Belegnummern anzupassen gehen Sie in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben und passen den Prefix der Belegnummer und die Laufende Belegnummer an. Sollten Sie die laufende Nummer zu klein gewählt haben, fügt die App automatisch eine neue Stelle ein, wenn es zu einem Überlauf der laufenden Nummer kommen sollte. Der Prefix der Belegnummer bleibt aber immer unverändert.

Wie können die Zahlungsbedingungen angepasst werden?

Sie können beliebig viele Zahlungsbedingungen in der App erfassen und in den Belegen verwenden. Beachten Sie aber, dass sich die Änderung vorhandener Zahlungsbedingungen auf alle bereits erfassten Belege auswirkt. Bereits exportierte Belege werden in der App geändert, aber die exportierten XML Daten bleiben unverändert.

Um die Zahlungsbedingungen zu ändern, gehen Sie bitte in die Einstellungen -> Abschnitt Belegvorgaben -> Zahlungsbedingungen bearbeiten. Sie sehen eine Liste mit allen aktuell definierten Zahlungsbedingungen. Um eine neue Zahlungsbedingung zu definieren, tippen Sie auf den Button zum hinzufügen oben rechts.

Zahlungsbedingungen in der Crazy Beleg App haben ein Zahlungsziel in Tagen und einen Skontowert. Das Zahlungsziel definiert die Anzahl an Tagen in der Sie Ihren Kunden einen Skonto (Skontowert) einräumen. Sie können diese beiden Werte in den jeweiligen Feldern hinterlegen. Erfassen Sie als Zahlungsziel eine 0, definieren Sie einen "Barzahlung". Erfassen Sie eine 0 im Skontowert, so wird kein Skonto in den Zahlungsbedingungen ausgewiesen. Ein Zahlungsziel mit 0 Tagen und 0 Prozent Skonto wird i Ihrem Beleg somit zu einer Barzahlung". Eine 14 im Zahlungsziel und ein 0 im Skontowert ergiebt ein Zahlungsziel von 14 Tagen netto. Um die Zahlungsbedingung zu speichern, tippen Sie auf den Button "Sichern" oben rechts.

Was macht man, wenn der Mehrwertsteuersatz ein anderer ist?

Aktuell sind die zur Zeit geltenden Mehrwertsteuersätze für Deutschland als Default in der App eingestellt. Sollten Sie die App außerhalb Deutschlands verwenden oder aus irgend einem Grund die Steuersätze anpassen müssen, könne Sie das über die Einstellungen -> Abschnitt Mehrwertsteuersätze ändern. Sie haben dafür die zwei Werte zur Verfügung. Zum einen ist es der Regelsteuersatz der auch als Volle Mehrwertsteuer bezeichnet wird. Zum anderen können Sie einen Ermäßigten Steuersatz verwenden, der z.B. für Lebensmittel oder Bücher in Deutschland verwendet wird. Tragen Sie einfach den Prozentwert (19 für 19,0%) in die Felder ein.

Ich benötige auch die Kunden- und Artikeldaten im XML Beleg. Wie mache ich das?

Bei der Erstellung der App bin ich davon ausgegangen, dass Sie die Stammdaten aus Ihrer Warenwirtschaft oder einem ERP System exportieren und in die App einlesen. Die Verknüpfung von Kunden- und Artikeldaten erfolgt dabei immer über die ID (Kundennummer oder Artikelnummer) des Stammsatzes. Daher ist ein Export der Stammdaten beim Belegexport in der Regel auch nicht erforderlich. Allerdings gibt es wie immer Ausnahmen und besondere Anforderungen, bei denen auch die Stammdaten im Beleg enthalten sein müssen.

In den Einstellungen -> Abschnitt Import- und Exportoptionen -> Exportiere Stammdaten finden Sie einen Schalter der standardmäßig ausgeschaltet ist. Möchten Sie die Stammdaten in Ihren Belegen exportieren, aktivieren Sie bitte diesen Schalter. Beim nächsten Belegexport werden in die XML-Datei auch die Kunden- und Artikelstammdaten geschrieben.

Ich benötige in den Positionen Werte inkl. MwSt. Wie kann ich das bekommen?

In der Regel werden in betriebswirtschaftlichen Dokumenten Preise netto, ohne Mehrwetsteuer ausgewiesen und verarbeitet. Die MwSt und der Bruttopreis werden am Ende eines Belegs ausgewiesen. So wird auch der Nettowert einer Position in der XML Datei geschrieben. In manchen Fällen ist es aber notwendig, dass in der Position die Bruttopreise, also inklusive der entsprechenden Mehrwertsteuer verarbeitet werden soll. Aus diesem Grund können Sie beim Export eines Belegs entscheiden, ob Sie den Gesamtpreis Netto oder Brutto haben möchten.

In den Einstellungen -> Abschnitt Import- und Exportoptionen -> Exportiere Bruttopreis in Positionen finden Sie einen Schalter der standardmäßig ausgeschaltet ist. Möchten Sie den Bruttopreis der Positionen in Ihren Belegen exportieren, aktivieren Sie bitte diesen Schalter. Beim nächsten Belegexport werden in die XML-Datei für jede Position die Preise inkl. MwSt geschrieben.

XML Struktur für den Export anpassen (XML Mapping)

Wozu braucht man eigentlich ein XML Mapping?

Für den Import der Daten gibt es eine feste Struktur und eine eindeutige Kennzeichnung, wie die Daten in der XML Datei auszusehen haben um von der App erfolgreich verarbeitet zu werden. Nicht immer passen diese eindeutigen Bezeichner (im folgenden Tags genannt) auf Ihre Anforderungen. Mit dem XML Mapping haben Sie die Möglichkeit den Standard an Ihre Anforderungen und Datenstruktur anzupassen.

Wie passt man die Zuordnung der Tags an?

Sie können die Tags der Import und Export Dateien frei konfigurieren, indem Sie in den Einstellungen -> Abschnitt Impor- und Exportoptionen -> XML Mapping anpassen tippen. In der folgenden Tabelle sehen Sie die drei XML Dateitypen für den Import und Export. Tippen Sie auf einen Eintrag und Sie können die Tags für jedes einzelne Attribut der XML Datei ändern.

Hier im Beispiel ist das Mapping für den Beleg zu sehen. Sie können die Tags, die in der XML Datei verwendet werden sollen, hier eintragen. Die kurze Beschreibung finden Sie oben in der Beschreibung der Struktur wieder. Bitte beachten Sie, dass die Tags Case Sensitive sind!

Jede einzelne Zeile steht für ein Attribut. Welches es ist, sehen Sie in der entsprechenden Zeile oben. Falls Sie ein Attribut beim Import nicht benötigen, können Sie es einfach ignorieren. Wird beim Import ein Attribut nicht gefunden, wird es nicht importiert. Eine Ausnahme bildet allerdings die Kundennummer bzw. die Artikelnummer. Dieses Attribut muss vorhanden sein, um den Datensatz zu importieren. Beim Export werden immer alle Attribute geschrieben.

Kann ich die Datenbank vollständig zurücksetzen?

Sollte es einmal notwendig sein, alle Stammdaten und alle Belege zu löschen, können Sie das ganz einfach unter Einstellungen -> Abschnitt Import- und Exportoptionen -> XML Mapping anpassen -> Datenbank zurücksetzen tun. Es werden dabei alle Kunden, Artikel und Belege aus der Datenbank entfernt. Die Einstellungen und Zahlungsbedingungen bleiben jedoch erhalten.

Sie sollten diese Funktion nur dann auswählen, wenn Sie wirklich alle Daten aus der App unwiederruflich löschen wollen. Eine Wiederherstellung der Daten ist nicht möglich!