Crazy Inventur bietet die Möglichkeit Inventurlisten und die dazugehörigen Artikel zu importieren. Es ist ebenso möglich in der App erfasste Inventurlisten mit Artikeln und Zählpositionen zu exportieren und in anderen Programmen weiter zu verarbeiten. Das Austauschformat sowohl für den Import als auch für den Export ist dabei eine XML Datei.
Die Einfachste Form Daten in einer XML Datei zu speichern ist die Erfassung in Microsoft Excel® und der Export dieser Daten als XML Struktur. Leider bietet Microsoft Excel® keine direkte Möglichkeit eine Tabelle als reine XML Datei zu speichern. Die dafür notwendigen Schritte sind in diesem Wiki zusammengefasst. Ich verwende dazu die Version Microsoft Office® 2010. Die einzelnen Punkte können sich in den verschiedenen Versionen etwas unterscheiden, aber die generelle Vorgehensweise bei allen Versionen ist folgende:
Entwicklertools Menü in Microsoft Excel einblenden
Wenn bei Ihnen die Entwicklertools nicht in der Menüleiste angezeigt werden, muss dieses Menü eingeblendet werden.
Um das Menü einzublenden führen Sie folgende Schritte durch:
* Öffnen Sie das Menü Datei – Optionen
* Klicken Sie auf die Option „Menüband anpassen“ und aktivieren in der Rubrik „Menüband anpassen“ den Eintrag „Entwicklertools"
Sie sehen das Optionsmenü:
* Schließen Sie die Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK"
* Sie sehen jetzt das Menü Entwicklertools welches Sie durch anklicken aktivieren können"
XML Schema für den Import und Export von XML Dateien installieren
Um Daten aus der Crazy Inventur App importieren oder exportieren zu können, benötigen Sie jeweils ein Schema. Bitte laden Sie die ZIP Datei V2.0 herunter, entpacken und speichern Sie die Dateien lokal auf Ihrem Rechner. Falls Sie eine ältere Version als 2.0 der Crazy Inventur App verwenden, laden Sie bitte diese Zip Datei herunter.
* XML Schema für heruntergeladene Inventurlisten: schemaDownload_V2.0.xml
* XML Schema für Inventurlisten zum Import von Daten in die App: schemaUpload_V2.0.xml
Importieren Sie beide XML Schemas als Datenquelle in Microsoft Excel:
* Aktivieren Sie die Entwicklertools im Menü und klicken auf die Schaltfläche „Quelle“
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „XML-Verknüpfung“ im angezeigten Fenster „XML-Quelle“
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“
* Wählen Sie das erste heruntergeladene XML Schema mit dem Namen „schemaUpload.xml“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Öffnen“. Es wird ein neuer Eintrag angezeigt
* Markieren Sie den Eintrag und ändern Sie den Namen in "Import Schema" indem Sie auf die Schaltfläche "Umbenennen" klicken und den Namen überschreiben
* Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 mit dem zweiten Schema "schemaDownload.xml" und nennen Sie den Eintrag "Export Schema"
* Ihr XML-Zuordnungsfenster sollte jetzt in etwa so aussehen:
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“
Damit haben Sie die beiden XML Schemas in Ihre Microsoft Excel Arbeitsmappe importiert. Sie sollten diese Arbeitsmappe für zukünftige Projekte speichern um die oben genannten Schritte nicht jedes Mal erneut ausführen zu müssen.
XML Schema in einer Arbeitsmappe für den Import in die Crazy Inventur App verwenden
Sie haben eine Arbeitsmappe die Sie als Datenquelle verwenden möchten um die Daten in die Crazy Inventur App zu importiert.
* Öffnen Sie Ihre Arbeitsmappe die Sie für den Import in die App verwenden wollen und importieren Sie das XML-Schema „schemaUpload.xml“ wie oben beschrieben oder verwenden Sie die Muster-Arbeitsmappe die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben
* Sie können neben der Bezeichnung der Inventur auch den Lagerplatz der zu zählenden Artikel festlegen. Für die Artikel benötigen Sie mindestens eine Artikelbezeichnung. Optional können Sie den Lagerplatz und das Inventur Soll festlegen.
In meinem Beispiel verwende ich folgende Daten:
* Öffnen Sie im Menü "Entwicklertools" die XML-Quelle und wählen das "Import Schema" aus
* Um die XML-Elemente den Daten in der Tabelle zuzuordnen, ziehen Sie die Elemente aus dem angezeigten Baum auf Ihr Tabellenblatt. Möchten Sie ein Element nicht verwenden, ordnen Sie es einfach keinem Element in Ihrer Tabelle zu. Verwenden Sie die XML-Elemente folgendermaßen:
inventoryDescription: Inventurbezeichnung unter der Sie Ihre Inventur in der Crazy Inventur App zu finden sein wird. Wenn Sie dieses Element nicht verwenden, wird der Dateiname ohne Endung als Inventurbezeichnung verwendet. Dieser Wert kann nur ein Mal je Inventur vorkommen.
stockName: Lagerbezeichnung - ein optionaler Wert den Sie später auch in der Crazy Inventur App pflegen können. Sie können diesen Wert auch mit dem Namen eines Kunden oder eines Werkes, Außenstelle oder ähnlichen versehen. Dieser Wert kann nur ein Mal je Inventur vorkommen.
itemDescription: Artikelbezeichnung des Artikels der gezählt werden soll. Sie sollten diesen Wert auf jeden Fall füllen damit Sie den Eintrag später beim zählen auch eindeutig erkennen können. Weisen Sie dieses Element einer Spalte in Ihrer Tabelle zu da Sie mehrere Artikel haben werden.
intemDescription2: Zusätzliche Artikelbezeichnung des Artikels der gezählt werden soll. Dieser Wert is optional und erleichtert Ihnen das identifizieren des Artikels in der Inventurliste.
storageArea: Lagerplatz - ein optionaler Wert der angibt wo der Artikel im Lager liegt oder wo sie ihn beim zählen gefunden haben. Weisen Sie dieses Element einer Spalte in Ihrer Tabelle zu.
target: Inventur Sollwert - Sie können diesen Wert dem Artikel zuordnen damit Sie beim zählen schon erkennen können, ob Sie eventuell einen Teil vergessen haben. Je nach Ihrer gewählten Inventurart ist der Wert zu füllen oder zu ignorieren. Weisen Sie dieses Element einer Spalte in Ihrer Tabelle zu.
price: Bewertungspreis - Um in der Inventurliste den Wert Ihres Artikels darzustellen können Sie den Bewertungspreis angeben und später den Bestand als monitären Wert darstellen. Dieser Wert ist optional und wird automatisch mit 0 gefüllt wenn Sie ihn nicht angeben.
information: Barcode ID - Dieser Wert wird verglichen wenn Sie einen Artikel scannen. Stimmt die erkannte ID beim scannen mit der Barcode ID im Artikel überein wird er in der Liste der Artikel gefunden und entsprechend Ihrer Auswahl verarbeitet bzw. angezeigt.
information2: Zusätzliche Informationen - Hier können Sie weitere Informationen zum Artikel hinterlegen die aber nicht in der Inventurliste gedruckt werden. Sie dient vielmehr dazu den richtigen Artikel in der Liste aller Artikel zu finden. Es könnte zum Beispiel die Seriennummern enthalten. Der Wert is optional.
itemDate: Artikeldatum - Dieses Feld wurde von einigen Kunden gewünscht um zum Beispiel ein Verfallsdatum oder Chargendatum zu führen. Wie Sie dieses Datum verwenden ist ganz Ihnen überlassen. Es hat keinen direkten Einfluss auf die Funktion der App. Es wird aber in der Liste aller Artikel und der Inventurliste ausgegeben, wenn es eingetragen wurde. Bitte beachten Sie, dass das Datumsformat von Ihren Einstellungen für Sprache und Region abhängt. Wenn Sie Deutsch als Sprache auf Ihrem Gerät verwenden und als Region Deutschland eingestellt haben, wird das Datum im Format "DD.MM.YY, hh:mm:ss" (16.08.18, 17:11:29) verwendet. Bei einer Gerätesprache von Englisch und der Region "United States", wird das Datum im Format "MM/DD/YY, hh:mm:ss aa" (8/16/18, 5:11:29 PM) verwendet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Format auf Ihrem Gerät verwendet wird, exportieren Sie bitte eine Inventur, in der ein Datum verwendet wird und sehen sich den Wert in der exportierten XML Datei an.
itemNote: Notizen - Zu jedem Artikel können sie einen beliebig langen Text als Notiz hinterlegen. Der Text kann in der Liste der Artikel angezeigt und ggf. auch geändert werden. Er hat aber keinen Einfluss auf die Funktion der App.
* Nach der Zuordnung der XML-Elemente zu den Werten in der Tabelle sollte Ihre Arbeitsmappe in etwa so aussehen:
* Um die Daten aus Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie im Menü "Entwicklertools" den Eintrag "Exportieren"
* Haben Sie nur ein XML-Schema in Ihrer Arbeitsmappe, wird nur das Import Schema angezeigt. Haben Sie weitere XML-Schemas verwendet, wählen Sie das Import Schema aus der Liste aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK
* Speichern Sie die Datei in Ihrer Dropbox im Verzeichnis "Apps/CrazyInventory" und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Exportieren"
* Sie sollten jetzt eine neue Datei in Ihrer Dropbox finden können.
* Öffnen Sie die App und wählen im Menü "Von Dropbox laden"
* Wählen Sie Ihre vorher exportierte XML Datei aus und tippen Sie auf Importieren
* Nachdem Sie die Bestätigung bekommen haben, dass die Datei erfolgreich importiert wurde, können Sie mit Ihrer Inventur beginnen
XML Schema in einer Arbeitsmappe für Exportierte Inventuren in Microsoft Excel verwenden
Sie haben Ihre Inventur abgeschlossen und wollen jetzt die gezählten Artige der Inventurliste in Ihre Warenwirtschaft laden oder in Microsoft Excel weiter bearbeiten.
* Nachdem Sie die Bestätigung bekommen haben, dass die Datei erfolgreich importiert wurde, können Sie mit Ihrer Inventur beginnen
* Die im oberen Abschnitt importierte Datei wird dabei aktualisiert.
* Öffnen Sie Microsoft Excel. Wenn Sie das XML-Schema "Download Schema" wie oben beschrieben wurde installiert haben, können Sie jetzt einfach auf die XML Datei in Ihrem Dropbox Verzeichnis "Apps/CrazyInventory" doppelklicken und bekommen eine Tabelle angezeigt die alle Artikel und alle Zählpositionen enthält.
* Zusätzlich zu den oben beschriebenen Attributen finden Sie drei weitere in der Tabelle:
positionNumber: Positionsnummer der Zählpositionen - eine eindeutige Nummer welche die Reihenfolge der Erfassung widerspiegelt
operation: Kennzeichen welches die Operation widerspiegelt mit der die Zählposition erfasst wurde. Negative Werte haben die Operation "-" positive die Operation "+".
positionValue: Der eigentliche gezählte Wert dieser Zählposition
actual: Gesamtsumme aller Zählpositionen unter Berücksichtigung der Operation des Wertes der Zählposition.